martes, 27 de diciembre de 2016

10 pasos para tener éxito en las auditorías



Se acaba el año. Para los departamentos contables de muchas empresas, especialmente las pertenecientes a grupos consolidables con volúmenes significativos, comienza la época más dura. Posiblemente en menos de dos meses deberán hacer frente al cierre del ejercicio, el reporting habitual de la actividad, la preparación de los estados financieros a consolidar y la auditoría de los mismos sin dejar de atender el trabajo diario de sus departamentos.

Es esta última actividad, la auditoría de los estados financieros, la que supone una verdadera pesadilla para los departamentos contables. Su trabajo se multiplica por dos durante un periodo corto de tiempo, lo que los colapsa y genera situaciones de tensión habitualmente con los propios equipos de auditoría.

Para tratar de conducir la auditoría hacia un final exitoso, lo primero que debe entender toda la empresa y el departamento de contabilidad en particular es el sentido de la misma. El por qué. Sin ello, como cualquier reto en esta vida, se convierte en un ejercicio tedioso y frustrante.

Los motivos por los que una empresa se audita de forma anual y regular son varios: Porque se trata de una obligación mercantil como consecuencia de la superación de los límites establecidos; porque los solicita la empresa matriz que precisa de un control de los estados financieros que debe consolidar; o simplemente porque la junta general de socios o accionistas ha decidido auditar las cuentas para verificar la información financiera presentada por los administradores de la sociedad.

Existen otros motivos por los que pueden realizarse auditorías, como por ejemplo una operación de fusión y adquisición, pero no se trata de una situación regular y el objeto de la auditoría va más allá que el de la verificación de la propia información financiera.

En todo caso, debe entender que se trata de una verificación de las cuentas anuales que le aporta mayor valor a la información contenida en ellas y que permitirá reforzar la imagen de la sociedad ante terceros como inversores, entidades de crédito, aseguradoras, proveedores o cualquier otro interesado en la información financiera publicada por la sociedad. Porque debemos recordar. No debemos olvidar que las cuentas anuales de una empresa deben ser depositadas y publicadas en el Registro Mercantil provincial y éstas pueden ser obtenidas por cualquiera que pase por la puerta, incluido la competencia, de forma libre.

Para tener éxito en el desarrollo de una auditoría deben tenerse en cuenta diez aspectos que influyen significativamente.

  1. Contratar a la firma de auditoría correcta

Escoger la firma de auditoría “correcta” es crucial. La comprensión del negocio, como del sector y los años de experiencia en auditoría influenciaran en la criba de la firma. Conocer la firma, el equipo, la filosofía y metodología de trabajo son clave. No en vano se trata realizar un esfuerzo colaborativo entre las partes. Por supuesto, el coste es un factor a tener en cuenta.

  1. Asegurar la comprensión del negocio por parte del equipo de auditoría

Que el equipo de auditoría consiga una comprensión del negocio permitirá valorar mejor los riesgos y diseñar la auditoría de forma más eficiente. Lo que permitirá reducir el coste implícito (tiempo consumido el departamento de contabilidad) como el explícito (honorarios de auditoría).

  1. Entender el plan de auditoría

Asegurarse que los auditores focalizan su plan en las áreas de mayor riesgo y en las estructuras más complejas (líneas de negocio, localizaciones y segmentos).

  1. Designar un contacto con el equipo de auditores

Habitualmente el controller u otro mando intermedio del departamento financiero  quien tiene un conocimiento amplio de las finanzas y de las operaciones de la sociedad. Ello permite centralizar la comunicación con los auditores y evitar duplicidades ineficientes.

  1. Tener la información disponible

Retrasos en la documentación solicitada llevan a alargar el proceso de auditoría e incrementar sus costes. La anticipación es clave. Pedir con anticipación la lista de documentación solicitada por los auditores, permite prepararla con mayor comodidad. Si no es la primera vez que la sociedad se audita, su experiencia puede permitir anticipar movimientos con objeto de no colapsar la organización de la empresa.

  1. Transacciones atípicas

En el caso de que la compañía realice transacciones atípicas (por ejemplo, compra de rama de actividad o cierre un centro productivo), involucrar a los auditores durante el desarrollo de la transacción permitirá evitar sorpresas al cierre del año y tener la transacción validada incluso antes de la propia auditoría.

  1. Auditar antes de auditar

Revisar la documentación antes de facilitarles a los auditores y preguntarse uno mismo si es correcta evitar retrasos posteriores. Asimismo, la definición de un control interno robusto permite definir una auditoría más liviana por tratarse de una organización más confiable.

  1. Ser proactivo y tratar a los auditores como socios del negocio

Tratar a los auditores como un socio confiable del propio negocio. Tratar asuntos que pueda ser objeto de especial atención durante la auditoría anticipadamente y de forma proactiva ayuda al desarrollo de la misma. También facilita el desarrollo de la auditoría la disponibilidad para resolver dudas al propio equipo de auditoría.

  1. Controlar el desarrollo de la auditoría

Controlar el desarrollo de la auditoría y establecer intercambios frecuentes con los auditores a propósito del estatus del proceso y los asuntos pendientes permite orientar los trabajos de forma más eficiente. Ello también permitirá definir adecuadamente los recursos en términos de tiempo y de medios por ambas partes.

  1. Recurrencia de la auditoría

Finalmente, la recurrencia de las auditorías permite beneficiarse de una serie de efectos colaterales como:
  • Reducción de errores y fraudes.
  • Incremento de la eficiencia operativa.
  • La experiencia permite año tras año mejorar el proceso de auditoría.
  • Lo que conduce a un incremento de los resultados vía reducción de costes.

La auditoría aunque dolorosa es necesaria. Con preparación y una dosis de paciencia y empatía se convierte en proceso más constructivo para las empresas.


Feliz cierre y próspera auditoría!!!

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