lunes, 25 de agosto de 2014

Se acabó el verano. Viva el presupuesto

Oficiosamente, se acabó el verano. Esta semana se acabaron las vacaciones para la mayor parte de la comunidad financiera. En algunos casos se ha trabajado bajo mínimos durante los meses de julio y agosto, aunque cada vez menos, y con setiembre a la vuelta de la esquina es hora de arrancar motores.
Ahora comienza uno de los periodos más interesantes del año para las empresas en general y para el controller en particular. Comienza la preparación del presupuesto del próximo año. Un ejercicio más que necesario siempre y cuando se realice con rigor y seriedad. El presupuesto debe ser la definición de los objetivos de la organización a corto plazo y su alineación con la estrategia de la empresa a largo plazo. Como todo los objetivos, estos deben ser ambiciosos pero alcanzables. Si son demasiado ambiciosos, se convierten en imposibles y desmotivadores. Personalmente he visto presupuestos que en febrero se han demostrado totalmente desfasados. Tampoco debemos olvidar que parte de la retribución de algunos departamentos está íntimamente ligada a la consecución de objetivos presupuestarios. Pero el peor de los escenarios es no tener presupuesto, porque es como navegar en un gran océano sin mapa. El presupuesto es la herramienta que nos permite conocer la calidad de nuestros resultados con respecto los que esperábamos.

Si bien en setiembre empieza el trabajo más arduo, el trabajo más crítico debería estar concluido con antelación. La parte crítica debe ser la trabajada desde la alta dirección y que hace referencia a la estrategia. Una revisión de los objetivos estratégicos para los próximos tres años podría ser un comienzo. Aquí estamos tocando médula y es donde se cocinan las decisiones sobre la estrategia corporativa. Ejemplos de ello pueden ser crear nuevas líneas de negocio, explorar nuevos mercados, impulsar acciones de I+D, invertir en nuevos centros productivos, reducir los ratios de endeudamiento, incrementar rentabilidades… La parte más ardua es la implementación de la estrategia en un presupuesto anual coordinando para ello todas las áreas de la empresa.

La transversalidad del controller  es crucial en la animación y coordinación durante la preparación del presupuesto. Su conocimiento de todas las áreas debe ayudar a implementar la estrategia como si de un puzzle se tratara, ayudar a colocar debidamente todas las piezas sobre el tablero y en perfecta harmonía. No es fácil, ya que requiere de grandes dosis de relaciones interpersonales, empatía, persuasión y negociaciones internas, pero nadie dijo que lo fuera. El gran objetivo organizativo del presupuesto es la de comprometer a toda la organización en su cumplimiento y que el líder o los líderes de la organización motiven al equipo a tal efecto.

De mi humilde reflexión se observa que el presupuesto no es un ejercicio meramente contable. Es un ejercicio que va más allá. Es la materialización de la estrategia  que permite guiar el negocio empresarial. Es un ejercicio de organización global. Es la coordinación de todas y cada una de las áreas de empresa guiándolas hacia un objetivo común. Hablamos de definir y coordinar objetivos para marketing, producción, ventas, compras,  I+D, recursos humanos, finanzas… íntimamente ligados entre sí y con el objeto de que la suma de la consecución de cada uno de ellos permita la consecución de un objetivo estratégico mayor.
Pero esto no acaba aquí, en la preparación del presupuesto mediante la coordinación de toda la organización. Durante el año presupuestado deberán medirse los resultados reales de forma periódica para poder ser comparados con los previstos en el presupuesto y de esta manera conocer si son necesarias medidas correctoras con el objeto de alcanzar las metas propuestas. A su vez, durante la segunda parte del año deberá preparase el presupuesto del año siguiente bajo las mismas premisas: análisis de resultados actuales, definición de los objetivos, alineación estratégica y coordinación de la organización.

Como ya dije, se acabó el verano. Viva el presupuesto.

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